Visselblåsarpolicy

Introduktion

Syfte

Duroc sätter stort värde på transparens, ärlighet och ansvar. Anställda och affärspartners är de som har störst insyn i Duroc och är på så sätt de viktigaste källorna för att avslöja om det föreligger försummelse som behöver adresseras. Syftet med vår visselblåsarpolicy är att uppmuntra anställda och övriga intressenter att rapportera misstänkt försummelse utan risk för några negativa konsekvenser samt att säkerställa en tillförlitlig utredningsprocess.

Definitioner

Visselblåsning

Anställda är vanligtvis de som först upptäcker potentiella avvikelser eller förseelser. Visselblåsning är motsatsen till att blunda för dessa avvikelser och kan istället beskrivas som ett sätt att uppmärksamma bolagsledningen på potentiellt olagliga och/eller bedrägliga metoder eller andra förseelser.

Förseelser

Förseelser som enligt visselblåsarpolicyn ska rapporteras är all typ av olagligt eller olämpligt beteende relaterat till:
Redovisning, internkontroll av redovisning och revision
Mutbrott och finansiell brottslighet
Övriga oegentligheter som berör eller kan få negativ påverkan på Durocs vitala intressen eller
individers liv och hälsa, inklusive brister i säkerhet på arbetsplatsen, allvarligare former av diskriminering, trakasserier samt signifikanta miljöbrott.
Underlåtenhet att korrigera eller rapportera förhållanden som troligtvis kommer leda till betydande kostnader eller förluster för Duroc.

Ovan lista är inte fullständig utan bör betraktas som exempel på händelser att beakta som förseelser.

Personligt skydd

Duroc säkerställer att anställda som med god intention avslöjar information eller belyser missförhållanden inte kommer att drabbas av några disciplinära åtgärder.

En person som blåser i visselpipan behöver inte ha konkreta bevis för sin misstanke. Dock är avsiktlig rapportering av falsk information förbjuden. Missbruk av visselblåsartjänsten innebär en allvarlig disciplinär överträdelse.

Vi uppmuntrar alla som använder visselblåsartjänsten att vara öppna med sin identitet. Samtliga ärenden kommer att behandlas konfidentiellt. För den som önskar vara anonym finns det även möjlighet att skicka in ärendet anonymt.

Processen

Kontaktpersoner

När misstanke eller oro över något uppstår, kontakta i första hand närmaste gruppansvarig eller avdelningschef, alternativt ansvarig person för den berörda avdelningen. Gruppansvarig eller avdelningschef beslutar om hur förseelsen bör eskaleras beroende på allvarlighetsgrad, hur känsligt ärendet anses vara samt vem som misstänks för företeelsen.

Om ärendet berör gruppchef, din närmaste chef eller någon i din direkta rapporteringslinje bör ärendet rapporteras till någon av nedan individer:

Visselblåsargruppen:

Chief Financial Officer, Sofie Boström, sofie.bostrom@durocgroup.com
Styrelseledamot Carina Heilborn, carina@pg-ab.se
Styrelseledamot, Carl Östring, carl.ostring@generalcounsel.se

Webbaserad kanal för anonym rapportering

Det finns en webbaserad rapporteringskanal för anonym rapportering. Rapporteringsverktyget erbjuds via en extern partner, WhistleB, för att säkerställa anonymiteten. Alla meddelanden är krypterade och inga IP-adresser eller meta-data sparas. Åtkomst till mottagna meddelanden via visselblåsarfunktionen är begränsad till individer i visselblåsargruppen. Vid behov kan individer med specialkunskap i ärendet inkluderas i visselblåsargruppen.

Den anonyma rapporteringsfunktionen nås via https://report.whistleb.com/duroc

Svarsprocess och assistens

När ett ärende har mottagits beslutar visselblåsargruppen om ärendet ska accepteras som en förseelse enligt visselblåsarpolicyn. För att bedöma om ärendet ska kvalificeras som visselblåsning påbörjar visselblåsarteamet en initial utredning och undersöker frågan grundligt. Duroc agerar på samtliga ärenden som rapporteras.

Om ett ärende berör en person i visselblåsargruppen hanteras och utredas ärendet av övriga två personer i gruppen. En fråga kommer inte att utredas av någon som kan ha varit inblandad eller berörd av den eventuella förseelsen. All visselblåsarkommunikation och tillhörande utredning behandlas konfidentiellt av alla parter som involveras.

Beroende på ärendets natur så kommer frågan antingen: utredas internt, överlämnas till polis eller övriga brottsbekämpande myndigheter, överföras till en oberoende revisor eller bli föremål för annan oberoende utredning.

Ansvarig chef eller någon av medlemmarna i visselblåsargruppen återkommer inom 10 dagar med ett svar innehållande följande:

Bekräftelse om att ärendet har mottagits
Indikation på hur ärendet kommer att hanteras
En uppskattad tidsram
Information gällande planerad åtgärd, huruvida en initial utredning kommer att göras och/eller om fortsatta utredningar kommer att utföras, och om inte, en förklaring till varför

Ärenden kommer att utredas så fort som möjligt men allvarlighetsgraden och komplexiteten i ärendet kan påverka utredningens handläggningstid.

Duroc säkerställer att visselblåsaren får information om hur ärendet har hanterats och kommer, inom ramen för vad som är legalt möjligt, att informera visselblåsaren om processen och utkomsten av utredningen.

Duroc kommer att vara behjälplig och minimera eventuella svårigheter som kan drabba en anställd under processen, t.ex. erbjuda legal rådgivning i samband med utredning av brottsmisstanke eller disciplinära förfaranden.

I enlighet med Durocs Code of Conduct tolereras inte några försök till sanktioner eller diskriminering mot en anställd som har rapporterat en genuin oro som berör misstänkt förseelse.

Innehåll

Det är viktigt att säkerställa att påståenden som rapporteras är genuina och underbyggda. Falska påståenden accepteras inte. Personlig data som inte är relevant för utredningen ska inte inkluderas i rapporteringen. Det inkluderar information om etnicitet, politisk åskådning och övriga områden som omnämns under avsnittet gällande diskriminering i Durocs Code of Conduct.

Sekretess och anonymitet

Duroc respekterar sina anställdas möjligheter att vara anonyma i visselblåsarprocesser. Anonym visselblåsning kan försvåra processen och utredningen då det ibland behövs ytterligare information i ärendet. Utredaren kommer dock att respektera att anonym rapportering är ett alternativ och kommer göra sitt yttersta för att säkerställa sekretessen.

Skydd av personlig data

Rättigheter för personer som förekommer i ärenden i visselblåsarprocessen skyddas enligt gällande dataskyddslagar. Personlig data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas.